Un asistente de citas con IA en Telegram que evita cruces de horario
Este asistente de citas con IA permite a un barbero independiente consultar su agenda, reservar espacios, reprogramar citas y registrar pagos desde Telegram. n8n conecta Google Calendar, Notion y un modelo de IA detrás de la conversación.
La agenda no era el único dato que debía mantenerse al día
Para atender un servicio también era necesario comprobar la disponibilidad, evitar cruces, conservar quién reservó, registrar el valor y saber si el pago estaba pendiente o realizado. El reto consistía en conectar esas decisiones sin obligar al barbero a operar varias herramientas.
AGENDA
Disponibilidad real
Un horario declarado como laboral puede contener citas. El sistema debe calcular los espacios libres antes de reservar.
OPERACIÓN
Datos relacionados
Cada servicio relaciona cliente, fecha, duración, valor, forma de pago y estado dentro de un mismo registro.
USO
Una interfaz conocida
Telegram funciona como asistente personal del barbero; las demás herramientas trabajan detrás de la conversación.
02 · Arquitectura
Una conversación conectada con la información operativa
n8n valida al usuario, interpreta la solicitud y utiliza solamente las herramientas necesarias. Calendar conserva la agenda; Notion organiza servicios y pagos; el modelo ayuda a comprender y responder.
Interfaz privadaTelegramTexto, audio e imagen
→
Orquestaciónn8n + asistenteReglas, memoria y herramientas
→
RespuestaAcción confirmadaResultado dentro del chat
Google Calendar Agenda, rangos y conflictos
Notion Clientes, servicios y pagos
DeepSeek Interpretación y respuesta
03 · Cómo funciona
Cómo funciona este asistente de citas con IA
La automatización no reserva a ciegas. Lee el contexto, consulta los registros y confirma las acciones sensibles antes de modificar la agenda.
Recibe
El barbero escribe o envía audio. El flujo valida que sea el usuario autorizado.
Consulta
El asistente revisa jornada, servicios existentes y espacios disponibles.
Decide
Si hay un cruce, rechaza esa hora y propone alternativas dentro del rango libre.
Actualiza
Tras confirmar, crea, cambia o cancela el evento y sincroniza el registro operativo.
04 · Evidencia disponible
El flujo y las conversaciones muestran qué hace el sistema
Las capturas documentan funciones concretas del sistema. Las credenciales, los identificadores y la información sensible de la infraestructura permanecen fuera de la publicación.
Arquitectura implementada en n8nEl flujo valida al usuario, procesa texto, audio o imagen, consulta herramientas, ejecuta acciones y devuelve la respuesta por Telegram.
Consulta de disponibilidadLa jornada y las citas existentes se convierten en espacios concretos que el barbero puede reservar.
Prevención de crucesCuando el horario está ocupado, el sistema lo explica y propone alternativas válidas.
Cancelación con confirmaciónAntes de modificar la agenda, el asistente pide una decisión explícita y luego actualiza Calendar y Notion.
05 · Decisiones del sistema
Las reglas importan tanto como las conexiones
La implementación traduce la forma de trabajar del barbero en validaciones, consultas y confirmaciones que reducen errores operativos.
Usuario autorizado
El flujo comprueba quién escribe antes de permitir acceso a la información o ejecutar una acción.
Disponibilidad antes de reservar
Consulta la agenda y los rangos definidos antes de crear un evento.
Confirmación para cancelar
La cancelación se presenta con botones y espera confirmación antes de ejecutarse.
Alcance operativo
El registro ayuda a controlar servicios, pagos e ingresos; no sustituye un sistema contable ni una conciliación financiera.
06 · Participación de Jose
Del lenguaje del negocio a un sistema funcionando
01
Diagnóstico Entendió la forma de trabajo y convirtió las necesidades del barbero en requisitos.
02
Diseño Definió arquitectura, diagrama, reglas, datos y recorridos de las acciones.
03
Implementación Construyó los flujos y conectó Telegram, Google Calendar, Notion y el modelo mediante sus API.
04
Despliegue Alojó el servicio en su VPS y configuró el entorno necesario para mantenerlo activo.
Qué demuestra este caso
Comprensión de un proceso operativo real.
Diseño de reglas y una arquitectura conectada.
Automatización con herramientas que leen y escriben datos.
Uso de IA dentro de un alcance definido.
Despliegue y operación en infraestructura administrada.
